Un modello di gestione snello ed efficace della salute e sicurezza sul lavoro può contagiare ambiente, qualità ed energia trasformandosi in un sistema di gestione integrato? Lucchini RS Group dice di si!

Implementare un sistema di gestione integrato sicurezza, ambiente, qualità ed energia significa anche trasformare i metodi di lavoro e costruire una cultura orientata al miglioramento.

 

 

Nel raggiungere questo ambizioso obiettivo, ogni azienda percorre un cammino unico influenzato sia dallo stato attuale della cultura aziendale che della volontà di cambiamento del top management.

 

Per alcune aziende il primo passo può essere spinto proprio dalla volontà di migliorare l’attuale modello di gestione della sicurezza sul lavoro – materia con forti radici nelle evidenze oggettive e generatrice di moltissima carta.

Quasi un decennio fa, Lucchini RS Group era in cerca di un software di gestione integrata che si modellasse sulle proprie esigenze in continua evoluzione in occasione dell’importante periodo di crescita aziendale.

Scelto dall’allora Lucchini RS perché ricorda la sensazione d’indossare un abito sartoriale, Softcare HSE è l’unico strumento modulabile che oltre a snellire i processi aumenta esponenzialmente il coinvolgimento attivo delle persone nella gestione quotidiana della sicurezza.

 

 

Lucchini RS Group ci racconta attraverso il RSPP del sito di Lovere come il miglioramento della gestione della sicurezza ha contagiato la gestione ambiente, qualità ed energia permettendo di raggiungere risultati molto ambiziosi.

 

 

Quando la volontà è iniziare migliorando la gestione della sicurezza sul lavoro

 

Il ruolo di RSPP richiede oltre alle competenze giuridiche e tecniche un’incredibile capacità di coinvolgimento di tutti i livelli aziendali

 

Gli innumerevoli argomenti da analizzare, valutare e amministrare all’interno di un sistema di gestione sicurezza richiedono doti gestionali e comunicative non indifferenti per tutti gli attori coinvolti nel processo.

Sempre più datori di lavoro e responsabili del servizio di prevenzione e protezione comprendono l’importanza di rendere più efficaci i propri modelli di gestione, avvalendosi di software di gestione integrata che permettono di avere il tutto alla portata di un click. 

 

Come non voler indossare un abito sartoriale quando percepisci sulla tua stessa pelle i miglioramenti?

 

È impossibile rimanere sulle vecchie posizioni per ambiente, qualità ed energia di fronte ai risultati tangibili anche in termini di risparmio di tempo ed aumento dell’accuratezza gestionale.

Si sviluppa naturalmente il desiderio di poter utilizzare Softcare HSE da tutte le funzioni aziendali per poter snellire i processi gestionali e coinvolgere attivamente le persone nella gestione quotidiana della sicurezza, qualità, ambiente, energia, modello 231 e privacy.

 

Da un sistema di carta al sistema di gestione integrato adatto alle proprie esigenze

 

” Circa 10 anni fa c’era tutto un sistema di carta che ottemperava a quanto previsto dal d.lgs. 81/2008.

Ma era molto difficile recuperarlo in caso di bisogno.

Potete immaginare quanta carta c’era sparsa nei reparti e negli uffici.

Successivamente è arrivata la volontà di aderire ai sistemi di gestione integrati sicurezza, ambiente, qualità ed energia.

Era ovviamente necessario un sistema di gestione di tutti questi dati.

Ecco perché ci siamo rivolti a Softcare HSE.

Per creare gradualmente un software di gestione integrata che si adattasse alle nostre esigenze, come un abito su misura.”

 

Tratto dall’intervento Fabio Varini – RSPP del sito di Lovere (BG) di Lucchini RS Group – in occasione dell’evento “la convergenza di HR e QHSE nei sistemi di gestione: esempi di successo” tenutosi il 31 maggio 2019 in collaborazione con AxL Agenzia per il lavoro.

 

A seguito della definizione del modello organizzativo – il cuore di Softcare HSE – è possibile modellare il software di gestione integrata in base alle esigenze specifiche dell’azienda.

 

software gestione integrata qualità sicurezza ambiente energia modello 231 privacy
Lucchini RS Group ha scelto di iniziare il cammino verso un sistema di gestione integrato partendo dalla gestione della sorveglianza sanitaria e della formazione.

 

Come tutelare la salute e sicurezza di 1300 dipendenti e prendersi cura dell’ambiente quando si gestiscono 2000 prodotti chimici

 

 

Fabio Varini, RSPP del sito di Lovere (BG) di Lucchini RS Group, ci ha svelato durante l’evento “la convergenza di HR e QHSE nei sistemi di gestione: esempi di successo” le premesse che hanno portato al miglioramento dei processi gestionali e alla scelta del software di gestione integrata Softcare HSE.

Invitandoci ad immaginare un’azienda siderurgica con più di 1300 dipendenti, Fabio Varini ci ha convinto di quanto sia complesso gestire anche solo le scadenze della sorveglianza sanitaria e della formazione dei lavoratori.

Anche la presenza di più di 2000 prodotti chimici impone sfide non indifferenti nella valutazione del rischio chimico, nella gestione dell’ingresso delle sostanze nonché nel loro smaltimento.

Una complessa organizzazione per reparti e turni rende difficoltoso il controllo e la fruibilità di tutta la documentazione, tra cui procedure e verbali delle riunioni.

 

 

La strada percorsa da Lucchini RS Group: dalla gestione delle scadenze formative e sanitarie al sistema di gestione integrato sicurezza, ambiente, qualità ed energia

 

 

In base alle caratteristiche specifiche di ogni azienda, è necessario fare una prima analisi per capire su quali argomenti è meglio iniziare a lavorare per poter raggiungere gli obiettivi prefissati.

Quasi un decennio fa, Lucchini RS ha scelto di snellire la gestione della formazione e dei dati sanitari attraverso un supporto informatico strutturato e modulabile per creare le basi per ulteriori miglioramenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

Tra tutti i software per la gestione integrata Lucchini RS ha scelto Softcare HSE, l’unico strumento modulabile che oltre a adattarsi alle esigenze dell’azienda come un abito sartoriale, aumenta esponenzialmente il coinvolgimento attivo delle persone nella gestione quotidiana QHSE.

 

Definire il modello organizzativo e abbinare le schede mansione

 

 

Il modello organizzativo permette di avere una visione chiara della struttura aziendale in quanto viene definito analizzando accuratamente l’anagrafica, l’organigramma, funzionigramma nonché le varie deleghe per la sicurezza (dirigenti, preposti).

 

Il modello organizzativo descrive la struttura organizzativa dell’azienda. Permette di visualizzare ruoli, funzioni e responsabilità.

 

Modello Organizzativo - Ruoli e permessi
In fase di definizione del modello organizzativo nel software gestione integrata Softcare HSE a ciascun utente sono associati i ruoli e permessi. Questo permettere una gestione dei flussi di lavoro nel pieno rispetto della tutela della privacy.

 

La cartella personale del dipendente raggruppa tutte le informazioni utili per una corretta gestione quotidiana, non limitandosi alla valutazione dei rischi per mansione.

 

Un’accurata definizione di ciascuna mansione attraverso l’analisi delle attività da svolgere permette di identificare:

  • le competenze necessarie per svolgere le attività in maniera autonoma e nel rispetto degli standard aziendali
  • la formazione obbligatoria prevista a livello normativo e standard ad adesione volontaria
  • l’esigenza dell’idoneità sanitaria specifica in base all’uso delle attrezzature o dell’organizzazione del lavoro
  • le procedure da conoscere per lavorare in sicurezza e qualità, nel rispetto dell’ambiente e risparmiando energia
  • le attrezzature da utilizzare e l’eventuale abilitazione necessaria, oltre all’addestramento con persona esperta
  • i prodotti chimici da utilizzare durante le attività
  • i DPI da indossare per le varie fasi del lavoro etc

 

Seguendo la logica dei sistemi di gestione integrati, nella cartella personale all’interno di Softcare HSE si possono visualizzare anche eventuali sanzioni disciplinare applicate secondo il modello 231.

 

Modello Organizzativo - Cartella personale
Ogni lavoratore presente all’interno dell’organigramma aziendale ha nel software di gestione integrata la sua cartella personale. All’interno di questa si possono visualizzare le principali attività associate alla mansione nonché la valutazione dei rischi specifica. Oltre il protocollo sanitario è presente anche il giudizio d’idoneità con eventuali limitazioni.

 

 

Definire i piani formativi e di sorveglianza sanitaria, digitalizzare il passato e abbinare le scadenze

 

 

La stretta collaborazione tra chi conosce i rischi specifici e i particolari da trasmettere ai lavoratori (QHSE) e chi gestisce la formazione (HR) favorisce lo sviluppo di progetti formativi che rispondono ai fabbisogni aziendali.

 

In una prima fase, la gestione della formazione e della sorveglianza sanitaria vede coinvolti sopratutto il RSPP, il medico competente e le risorse umane spesso delegate all’organizzazione di quanto prestabilito.

 

E’ necessario rendere fruibili le informazioni riguardo le abilitazioni ed idoneità sanitaria anche al livello dei preposti, permettendo così una migliore organizzazione del lavoro.

 

Formazione - Ultimi corsi di formazione del dipendente
All’interno della cartella personale del dipendete è presente lo stato aggiornato della formazione svolta e da svolgere. Per le risorse umane e RSPP il software di gestione integrata Softcare HSE dispone di schermate riassuntive che permettono la gestione dei processi formativi.

 

Il medico competente o il RSPP informano di persona tutti i preposti riguardo le eventuali limitazioni dei lavoratori?

 

” A seguito delle visite il medico competente emette eventuali limitazioni nei confronti del singolo operaio.

Non può fare il turno notturno oppure non può utilizzare un carrello elevatore.

Capite che non può essere il medico competente o il RSPP a chiamare il capo turno per informarlo di tutte le limitazioni.

Questa deve essere un’informazione condivisa a tutti in modo da farla rispettare. ”

 

Fabio Varini – RSPP del sito di Lovere (BG) di Lucchini RS Group

 

 

Analizzare gli eventi, capire le cause e monitorare i piani di azione

 

Registrare e sopratutto analizzare non solo gli infortuni ma anche near-miss ed anomalie permette di identificare le cause degli eventi e di programmare azioni correttive e preventive.

 

Softcare HSE gestisce tutte le tipologie di eventi sicurezza, ambiente, qualità, energia

 

Indagini - Punti di verifica
All’interno del software di gestione integrata Softcare HSE si possono registrare tutte le tipologie di eventi QHSE: anomalie, incidenti, near-miss, infortuni, non-conformità, reclami, incidenti ambientali. Ciascuno di questi ha una scheda indagine ove si riassume l’analisi delle cause. Per ciascuna di queste si possono definire azioni correttive o preventive associate direttamente al responsabile per l’esecuzione e definendo un verificatore. Ogni evento può essere esportato in formato PDF per una facile condivisione durante la riunioni di reparto.

 

I piani di azione necessitano però un continuo monitoraggio, in quanto le persone coinvolte nella loro implementazione sono molteplici.

 

” Analizzare gli infortuni e le anomalie è l’inizio.

Poi ci sono le azioni che devono svolgere i tuoi colleghi.

Non puoi tutti i giorni alzare la cornetta e chiamare 900 persone.

Non puoi sapere se hanno chiuso o no tutte le azioni.

Tranne ovviamente quelle più importanti e sostanziali senza quali non è possibile andare avanti.

Quindi ad ogni persona giornalmente arriva una mail riassuntiva e ciascuno ha una schermata personale all’interno del sistema. 

Ogni persona può vedere tutte le azioni che sono ferme per causa sua. In questo caso i colleghi non possono portarle avanti.

Si visualizzano anche le azioni che lo coinvolgono in maniera più o meno importante ma sono ferme a causa di qualcun altro.

Abbiamo sviluppato il sistema Softcare HSE non soltanto per quello che vedevo io e per le mie esigenze.

L’abbiamo sviluppato  anche per le esigenze del capo turno che aveva difficoltà con i sistemi informatici.”

 

Fabio Varini – RSPP del sito di Lovere (BG) di Lucchini RS Group

 

 

Coinvolgere la funzione ambiente, gestire le emissioni e i rifiuti

 

Dopo alcuni anni di utilizzo del software di gestione integrata Softcare HSE in Lucchini RS, il successo riscontrato in azienda ed i risultati portati in termini di miglioramento della salute e sicurezza, hanno attirato l’interesse anche della funzione ambiente.

 

Attraverso la segnalazione delle anomalie di tipo ambientale si sollevano problemi inerenti alla gestione dei prodotti chimici, emissioni, rifiuti o qualsiasi altro argomento che impatta sulla tutela dell’ambiente.

 

Sorveglianza Ambientale - Grafici - Confronto delle anomalie
All’interno del software di gestione integrata sono presenti diversi cruscotti personalizzati. Per esempio, si possono visualizzare le anomalie sia per macrocategorie (rifiuti, emissioni etc), che per stato di avanzamento piano di azione (aperta, chiusa) nonché confrontare tra di loro i vari reparti aziendali.

 

Softcare HSE aiuta i responsabili ambiente a gestire la condivisione di tutti i documenti, i rifiuti, le emissioni e molto altro ancora.

 

Così si arriva ad utilizzare lo strumento informatico anche per gestire gli aspetti inerenti alla tutela dell’ambiente:

  • condivisione dei documenti ambientali
  • gestione della matrice rifiuti con anagrafica dei rifiuti codici CER
  • amministrazione della matrice dei punti di emissione
  • gestione della matrice degli impianti idrici
  • amministrazione del scadenzario ambientale per analisi e campionature
  • stampaggio etichette rifiuti con codici CER, frasi HP, etichette ADR
  • gestione i prodotti chimici pericolosi.

 

Ambiente e sicurezza: un quadro completo dei prodotti chimici

 

” Anche a seguito della riduzione del numero dei prodotti chimici, nella nostra azienda abbiamo ancora più di 1000 prodotti chimici utilizzati.

Quindi capite che per un responsabile della sicurezza come anche per il responsabile ambiente è stato fondamentale gestire l’ingresso dei chimici in azienda.

Perché altrimenti dovremmo essere tutti i giorni sul cancello dell’azienda per vedere cosa entra.

In ambito della prevenzione delle malattie professionali è fondamentale avere un quadro su tutto. ”

 

Fabio Varini – RSPP del sito di Lovere (BG) di Lucchini RS Group

 

Coinvolgere qualità e energia per chiudere il cerchio del sistema di gestione integrato

 

La funzione Qualità apprezza particolarmente il metodo di gestione dei documenti.

 

La sezione documenti di Softcare HSE permette una facilmente gestione del ciclo di vita dei documenti, assicurando sempre di avere a disposizione l’ultima versione controllata.

La condivisione dei documenti (procedure, istruzioni operative o altro) tracciata attraverso i verbali della riunione.

In quanto le presenze alle riunioni sono tracciate nel sistema Softcare HSE, anche altre sezioni dello strumento vengono aggiornate a seguito del riunione.

Quindi un preposto può facilmente verificare quali procedure sono ancora da condividere con tutti i suoi collaboratori.

 

Softcare HSE è anche lo strumento utilizzato dalla funzione Energia per svolgere le ispezioni periodiche (audit).

 

Attraverso Softcare HSE si possono definire ispezioni personalizzate in base alle esigenze aziendali, per esempio ordine e pulizia, gestione rifiuti, conoscenza ed applicazione procedute etc.

Ispezioni - Elenco delle tipologie di ispezione
Ispezioni – Elenco delle tipologie di ispezione

 

Tutte le segnalazioni riscontrate in fase d’ispezione possono essere successivamente gestite come tutte le altre anomalie: partendo dall’analisi cause si definisce un piano di azioni correttive e migliorative, assegnando le attività da svolgere ai diretti responsabili.

 

Il modulo ispezioni è una sezione trasversale fruibile sia dal QHSE che dalle persone in ruoli operativi come capi reparti, capi turno, preposti etc.

 

Ispezioni - Grafico relativo al numero di ispezioni effettuate per ruolo
Attraverso Softcare HSE si possono gestire anche le eventuali non-conformità e/o osservazioni riscontrate durante gli audit di enti terzi.

 

Softcare HSE permette di capire l’andamento delle attività di prevenzione all’interno del sistema di gestione integrato sicurezza, ambiente, qualità ed energia

” Vista la mole di dati che ad oggi gestiamo non potevamo non dotarci di un software di gestione integrata.

Senza un sistema strutturato, informatizzato come è Softcare HSE non avremmo potuto raggiungere tutti gli obiettivi.

Tutti i dati confluiscono in un sistema che ci permette di controllare la gestione degli eventi, dei piani di azione e degli indicatori che l’azienda si è posta come KPI.

Questo ci permette di capire l’andamento delle attività di prevenzione a livello sicurezza, ambiente, qualità ed energia. ”

 

Fabio Varini – RSPP del sito di Lovere (BG) di Lucchini RS Group

 

 

Abito sartoriale indossato e migliorato per quasi un decennio: i vantaggi riscontrati nella gestione della sicurezza sul lavoro attraverso l’utilizzo di Softcare HSE

 

 

In conclusione del suo intervento, Fabio Varini ci ha svelato alcuni dei vantaggi riscontrati dopo quasi un decennio di utilizzo del software gestione integrata Softcare HSE:

  • il monitoraggio delle varie aree strategiche tramite il cruscotto degli indicatori per analizzare ed approfondire eventuali deviazioni dagli obiettivi prefissati
  • la visualizzazione dei dati sanitari anonimi ed aggregati per categorie omogenee di lavoratori nell’ambito della prevenzione delle malattie professionali permette di individuare tempestivamente eventuali aree d’intervento
  • la gestione del cambio mansione è facilitato dalla registrazione storica di tutte le attività nelle quali la persona è già stata coinvolta e della possibilità di visualizzare il gap analysis tra obiettivi ed attuale 
  • lo scadenzario della revisione dei DPI di III categoria previene lo svolgimento delle attività con eventuali DPI scaduti o non revisionati

 

 

Softcare HSE: un abito sartoriale cucito addosso alle esigenze dei clienti a supporto del sistema di gestione integrato

 

” Il sistema Softcare HSE ci ha consentito di inserire tutto in un data base unico.

Ci aiuta a gestire tutti gli argomenti citati prima.

Ci permette di fare prevenzione in materia di salute, sicurezza, ambiente, qualità ed energia (sistema di gestione integrato).

Abbiamo un monitoraggio continuo e in tempo reale dei vari parametri (KPI) che abbiamo definito.

Il vantaggio di questo sistema, creato insieme a Softcare s.r.l. in base alle nostre esigenze e con l’esperienza di altri clienti, è proprio il fatto che non è un sistema comprato al quale abbiamo dovuto adattarci ma è un abito sartoriale che ci è stato cucito a dosso. 

 

Fabio Varini – RSPP del sito di Lovere (BG) di Lucchini RS Group

 

 

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Noemi Marton
Noemi Marton
Formatrice freelance per passione, abbraccio uno stile di vita semplice e consapevole. Dedico il tempo libero alla famiglia e all'orto biologico, cercando di inglobare anche gli interessi per il design, fotografia, yoga e montagna.Dopo una solida esperienza nell’ambito industriale, dal 2018 mi dedico alla promozione di comportamenti virtuosi per trasmettere il messaggio che nessuno deve pagare il pane con la propria vita. Sono specializzata attraverso master e continui corsi di aggiornamento nello sviluppo di progetti formativi e programmi di miglioramento / comunicazione che invitano a riflettere sulle conseguenze dei propri comportamenti per migliorare la cultura della salute e sicurezza sul lavoro nonché assicurazione qualità.Una lunga esperienza comune nell’aiutare manager a migliorare le condizioni HSEQ attraverso l’adozione di soluzioni smart ha dato vita nel 2019 al progetto #softcarehse #blog per il quale curo la redazione dei contenuti e la realizzazione delle infografiche.

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